Datenschutzinformation für Beratungsstellen

Um eine Beratung durchführen zu können, benötigen wir bestimmte Informationen. Dabei wird nur erfasst, was für die Beratung nötig ist und was Ihnen wichtig ist, uns mitzuteilen. Zu den erhobenen Daten gehört auch, wie wir Sie erreichen können.

Um den Beratungsprozess mit Ihnen gemeinsam erfolgreich durchführen zu können, werden ggf. Aufzeichnungen erstellt. Diese Aufzeichnungen werden stets unter Verschluss aufbewahrt. Um die unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkte unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu nutzen, finden Fallbesprechung unter den Kolleginnen und Kollegen statt. Diese finden in anonymisierter Form statt. Sofern Sie uns Ihre Einwilligung geben, kann ihr Name dabei genannt werden. Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Erreichung des jeweiligen Zwecks zwingend erforderlich sind, längstens jedoch nur so lange, wie es gesetzliche Vorschriften von uns verlangen.

Die Erfassung von persönlichen Daten ist auf das beschränkt, was für die Beratung unbedingt erforderlich ist. Dazu erfassen wir Merkmale, wie sie uns vom Statistischen Landesamt vorgeschrieben sind. Diese erhobenen Daten sind umfassend gegen unbefugte Zugriffe durch Passwörter und andere Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Sie werden in einer Software für Beratungsstellen auf einem eigens gesicherten Server der AWO Weser-Ems in einem geschützten Serverraum gespeichert. Es verbleiben nur die ermittelten statistischen Informationen (z. B. zu Alter, Problembereich, Dauer der Beratung, Zahl der beteiligten Personen) in anonymisierter Weise auf dem Server – aus diesen Daten ist kein Rückschluss auf Sie möglich.

Wir geben Daten nur als statistische Sammeldaten entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Bedingungen, denen wir unterliegen, an das statistische Landesamt und den bezuschussenden Träger (Jahresbericht) weiter. Eine Weitergabe von Daten aus Ihrem individuellen Beratungsfall wird niemals ohne Ihr Einverständnis an Dritte erfolgen. Es gibt lediglich im seltenen Fall, dass akute Gefahr für Leib und Leben besteht, eine gesetzlich vorgeschriebene Ausnahmemöglichkeit. Abgesehen davon gilt: Wenn wir eine Weitergabe an Dritte für den Beratungsprozess als nötig erachten, holen wir Ihre vorherige Einwilligung schriftlich ein. Wird diese von Ihnen nicht erteilt, sind wir an diese Vorgabe Ihrerseits gebunden. Aus dieser Vereinbarung ergibt sich auch, dass wir Bescheinigungen grundsätzlich nur an Sie persönlich aushändigen bzw. im Fall von Kindern an deren Personensorgeberechtigte.

Die geschilderte Erhebung und Erfassung von Daten ist notwendig, um eine qualitativ gute Beratung bieten zu können. Wenn Sie der skizzierten Vorgehensweise nicht zustimmen, ist eine Beratung bei uns leider nicht möglich. Sie können jederzeit Einsicht in Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten nehmen. Sie können auch, wenn Sie Ihrerseits die Beratung beenden, eine Löschung von diesen Daten veranlassen.

Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, sprechen Sie uns bitte an – wir informieren Sie gerne und sind für Ihre Anregungen dankbar. Wenn Sie den Eindruck gewinnen, dass unser Standard nicht eingehalten wird, bitten wir Sie, dies sofort anzusprechen, damit eine Klärung erfolgen kann. Im Falle einer Beschwerde, die wir sehr ernst nehmen, steht die Geschäftsführung, Einrichtungsleitung bzw. unser Datenschutzbeauftragte datenschutz@awo-ol.de zur Verfügung.